Alla fine dell'estate del 2022, Cowboy sta lanciando internamente una nuova versione del suo ERP Odoo per rendere più facile la tracciabilità degli ordini e l'accesso alle informazioni sulle date di consegna (arrivo al magazzino, consegna finale). A tal fine, il team Supply Chain di Cowboy si basa sui dati OVRSEA e deve integrarli manualmente nel proprio ERP. La sfida di questa integrazione è automatizzare il trasferimento dei dati tra Cowboy e OVRSEA. OVRSEA si è rivolta a Cowboy per indagare la possibilità di un'integrazione API nel proprio ERP, al fine di aggiornare automaticamente i dati ogni mattina. Dopo una precisa definizione delle esigenze con Felix Fabich, Senior Supply Chain Engineer di Cowboy, Nader e Rémy, Product Manager e Software Engineer di OVRSEA, hanno accompagnato Vincent Van Rossem, sviluppatore di Cowboy-Odoo, per la realizzazione tecnica dell'integrazione.
Il caso d'uso principale che l'integrazione doveva affrontare era il seguente: Cowboy voleva visualizzare lo stato delle spedizioni di merci in tempo reale (in corso, ricevute, completate), per garantire un follow-up e azioni automatiche nel suo ERP Odoo.
Ad esempio, quando una consegna viene considerata "Completata", controllare automaticamente che il magazzino abbia ricevuto i componenti e finalizzare il pagamento ai fornitori.
Prima dell'implementazione del gateway API, i dati nell'ERP di Cowboy venivano aggiornati manualmente. Questi dati comprendono sia lo stato della spedizione (in lavorazione, pronta per la spedizione, spedita, ricevuta) sia l'ora di partenza stimata (ETD) o l'ora di arrivo stimata (ETA) della merce.
Questa organizzazione funzionava bene, ma esponeva l'azienda a errori umani a causa dei grandi volumi di dati e del trasferimento manuale dei dati dalla tabella Excel all'ERP. Ma soprattutto, questo lavoro quotidiano e ridondante faceva perdere molto tempo a Cowboy.
"Ricevevo notifiche via e-mail da OVRSEA quando una spedizione stava per essere consegnata al nostro stabilimento e poi dovevo inserire manualmente queste informazioni nel nostro ERP. Dovevo fare clic su un pulsante di rilascio e poi il movimento delle merci veniva eseguito nell'ERP. Questo poteva portare a errori come la convalida della quantità sbagliata, l'apertura della spedizione sbagliata e richiedeva molto tempo ". -
Felix Fabich, Senior Supply Chain Engineer di Cowboy
Il principale vantaggio dell'integrazione è stato quello di dare ai team di Cowboy una maggiore visibilità sulla loro supply chain. Il team può ora concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto e garantire che tutto sia in linea con le scadenze. Grazie a questa integrazione, Cowboy ha potuto dedicare più tempo all'analisi delle spedizioni, spostando alcune spedizioni aeree su quelle marittime e riducendo le spese di trasporto.
Oggi l'aggiornamento dei dati nell'ERP avviene automaticamente. Le informazioni fornite sono quindi affidabili: Cowboy può avere un perfetto follow-up delle sue forniture, e su un unico strumento: il suo ERP. Ad esempio, quando il fornitore annuncia che l'80% degli ordini in sospeso sarà spedito entro lunedì, Cowboy può effettuare un controllo incrociato delle informazioni. In termini di inventario, questa integrazione fornisce anche informazioni in tempo reale sulla quantità di pezzi e materiali presenti in fabbrica, così come sulle navi e sugli aerei in transito in tutto il mondo.
"La visibilità è molto importante per il nostro team di pianificazione. Prima venivano sempre da me per vedere se un trasferimento era stato fatto in tempo, perché tutto veniva fatto manualmente. Ora non devo preoccuparmi di questo e posso concentrarmi su altre attività che portano maggiori benefici all'azienda ". - Félix Fabich, Senior Supply Chain Engineer di Cowboy
