À la fin de l'été 2022, Cowboy déploie en interne une nouvelle version de son ERP Odoo afin de faciliter le suivi de ses commandes et l'accès aux informations sur les dates de livraison (arrivée à l'entrepôt, livraison finale). Pour ce faire, l'équipe Supply Chain de Cowboy s'appuie sur les données OVRSEA et doit ensuite les intégrer manuellement dans son ERP. Le défi de cette intégration est d'automatiser le transfert de données entre Cowboy et OVRSEA. OVRSEA a approché Cowboy pour étudier la possibilité d'une intégration API dans leur ERP afin de mettre à jour les données automatiquement tous les matins. Après une définition précise des besoins avec Felix Fabich, Senior Supply Chain Engineer chez Cowboy, Nader et Rémy, Product Manager et Software Engineer chez OVRSEA, ont accompagné Vincent Van Rossem, développeur Cowboy-Odoo, pour le déploiement technique de l'intégration.
Le principal cas d'utilisation auquel l'intégration devait répondre était le suivant : Cowboy souhaitait afficher le statut des expéditions de marchandises en temps réel (en cours, reçues, terminées), afin d'assurer un suivi et des actions automatiques dans leur ERP Odoo.
Par exemple, lorsqu'une livraison est considérée comme "terminée", vérifier automatiquement que l'entrepôt a reçu les composants et finaliser le paiement aux fournisseurs.
> Synchroniser l'ERP de Cowboy avec OVRSEA pour éliminer le besoin d'entrer manuellement les données OVRSEA dans l'ERP.
> Augmenter l'efficacité du suivi des fournitures pour permettre à Cowboy de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
> Intégrer OVRSEA à l'ERP de Cowboy afin de disposer de toutes les données dans un seul outil.
Avant le déploiement de la passerelle API, les données de l'ERP de Cowboy étaient mises à jour manuellement. Ces données comprennent à la fois le statut de l'envoi (en cours, prêt à être expédié, expédié, reçu) et l'heure de départ estimée (ETD) ou l'heure d'arrivée estimée (ETA) des marchandises.
Cette organisation fonctionnait bien, mais exposait l'entreprise à des erreurs humaines dues aux gros volumes de données ainsi qu'au transfert manuel des données du tableau Excel vers l'ERP. Mais surtout, ce travail quotidien et redondant faisait perdre beaucoup de temps à Cowboy.
“Je recevais des notifications par courrier électronique d'OVRSEA lorsqu'une cargaison était sur le point d'être livrée à notre usine et je devais ensuite saisir manuellement ces informations dans notre ERP. Je devais cliquer sur un bouton de validation, puis le mouvement de marchandises était exécuté dans notre ERP. Cela pouvait entraîner des erreurs telles que la validation d'une mauvaise quantité, l'ouverture d'une mauvaise expédition, et cela prenait beaucoup de temps ". - Felix Fabich, Senior Supply Chain Engineer chez Cowboy
Le principal avantage de l'intégration a été de donner aux équipes de Cowboy plus de visibilité sur leur chaîne d'approvisionnement. L'équipe peut désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et s'assurer que tout se déroule dans les temps.Grâce à cette intégration, Cowboy a pu consacrer plus de temps à l'analyse de ses expéditions, transférer certaines de ses expéditions aériennes vers le transport maritime et réduire ses dépenses de transport.
Aujourd'hui, la mise à jour des données dans l'ERP se fait automatiquement. Les informations fournies sont donc fiables : Cowboy peut avoir un suivi parfait de ses approvisionnements, et ce, sur un seul outil : son ERP. Par exemple, lorsque le fournisseur annonce que 80% des commandes en cours seront expédiées d'ici lundi, Cowboy peut recouper l'information. En termes d'inventaire, cette intégration permet également de connaître en temps réel la quantité de pièces et de matériaux présents dans l'usine, ainsi que dans les bateaux et les avions en transit dans le monde.
“La visibilité est très importante pour notre équipe de planification. Auparavant, ils venaient toujours me voir pour savoir si un transfert avait été effectué à temps, car tout était fait manuellement. Maintenant, je n'ai plus à m'en préoccuper et je peux me concentrer sur d'autres tâches plus profitables à l'entreprise”. - Félix Fabich, Senior Supply Chain Engineer chez Cowboy
